Comment la gestion des processus métier va améliorer votre fonctionnement ? Découvrez les bénéfices de l’utilisation d’une solution BPM.
La démarche BPM (Business Process Management) ou gestion des processus métier en français est une démarche qui vise à analyser et fluidifier les processus mis en place par l’entreprise pour réaliser ses activités dans une optique d’amélioration de sa performance.
Cet article reprend les fondamentaux pour bien comprendre le BPM. Si vous souhaitez aller plus loin dans votre découverte du Business Process Management, de ses bénéfices et des étapes pour le mettre en place, nous vous invitons à consulter dans un premier temps notre article pour réussir un projet BPM puis pour aller plus loin ,notre guide pratique du BPM.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Par « processus métier », on entend un ensemble d’activités qui peuvent être corrélées ou en interaction, et qui utilise des éléments entrants afin de produire un résultat souhaité. Les éléments d’entrée désignent aussi bien des objets (des matières premières, par exemple) que des informations (demandes, devis, factures, documents…), ou bien encore les deux en même temps. Cette définition d’un processus émane de la norme ISO 9000 relative au management de la qualité.
Attention, toutefois, à ne pas confondre processus et procédure. Le processus décrit une activité de manière à conférer une vision transversale de sa place dans l’organisation de l’entreprise. La procédure, elle, désigne la manière dont ce processus est réalisé — elle répond à la question de savoir « comment faire », tandis que le processus répond à la question de savoir « quoi faire ». Ce sont donc deux composantes complémentaires.
Les processus structurent l’ensemble des activités quotidiennes nécessaires à l’exercice de chaque métier. Ils consistent en une série de tâches et d’actions, parfois complexes, que vos collaborateurs se doivent d’accomplir afin d’obtenir un résultat déterminé par exemple :
- gestion des réclamations client ;
- onboarding RH ;
- lancement d’un produit ;
- suivi des demandes d’achats ;
- gestion des processus qualité ;
- gestion des intérimaires ;
- publications d’appels d’offres ;
- signature électronique d’un document ;
- etc…
Pour un processus donné il est possible d’avoir plusieurs procédures : l’enchainement des activités est semblable, mais les ressources liées à son exécution peuvent varier (par exemple, entre deux filiales, entre deux directions…).
Le workflow, quant à lui, correspond à la représentation et la gestion informatique de toutes les tâches à accomplir associées aux différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus. Le workflow modélise la succession des étapes d’un flux de travail et fournit à chacun des acteurs toutes les informations nécessaires à sa validation : documents, processus, délais, règles métier, etc.
Tous ces éléments – processus, procédure, workflow – se combinent dans l’approche BPM, que nous allons explorer maintenant.
Qu’est-ce que le BPM ?
Le BPM (Business Process Management) permet de représenter les activités d’une organisation : ses processus. Il met en évidence les interactions humaines et les échanges de données avec les systèmes d’informations existants. En définissant les étapes, les actions et les échanges, l’entreprise gagne un puissant levier de gestion.
Il apporte une vision plus large et fait ressortir les problèmes de performance. L’idée étant de s’assurer que ses processus sont mis en œuvre pour répondre aux besoins clients avec le meilleur niveau de performance.
En somme, le BPM permet de comprendre le fonctionnement des différents domaines de l’entreprise : Qualité, Achat, SI, Commercial, RH, Ventes, HelpDesk… Il permet aussi d’analyser et de fluidifier les processus mis en place dans une optique d’amélioration de la performance, l’une des conditions de mise en place d’un système de management de la qualité.
Vous avez un projet de transformation digitale de votre entreprise ? N’hésitez pas à lire notre article pour réussir un projet BPM afin de découvrir toutes les clés pour atteindre le succès.
Représentation des flux d’une entreprise
Représentation d’un flux sous forme de processus structuré
BPM et BPMN
Et le BPMN dans tout ça ? Le BPMN (Business Process Model and Notation) est une norme standard, reconnue internationalement, permettant de modéliser graphiquement des processus métiers d’une organisation. Il fournit une notation graphique complète et simple pour représenter toutes les actions possibles d’un processus d’entreprise.
Développée par la Business Process Management Initiative et maintenue par l’Object Management Group, la norme BPMN a pour objectif de fournir, à l’ensemble des parties prenantes d’un processus, un socle de référence. C’est une sorte de langage commun conçu pour que tous les utilisateurs de l’entreprise, à toutes les étapes d’un processus, soient en mesure de participer à sa mise en œuvre à travers une approche BPM : analystes métier, utilisateurs finaux, développeurs, etc.
Le BPMN repose sur trois types de modèles :
- le modèle de processus pour modéliser les processus internes et publics ;
- le modèle de collaboration pour modéliser des processus utilisés par plusieurs entités au sein d’une même structure et pour identifier leurs interactions ;
- et le modèle de chorégraphie qui représente les comportements des acteurs tels qu’ils sont attendus tout au long d’un processus.
Tous ces modèles combinent des éléments de base, comme les « pistes », les « activités », les « événements », les « flux de contrôle », « les branchements », les « messages » et « flux de messages », les « données », etc. Ces éléments servent à modéliser les processus BPM.
Qu’apporte le BPM ?
Le BPM à deux rôles prépondérants : c’est à la fois une stratégie d’entreprise mais aussi un levier de gestion puissant pour l’entreprise. Il apporte de nouvelles solutions en s’attaquant directement au cœur des problèmes de performance.
La gestion des processus métiers (BPM) crée de la valeur pour l’entreprise en améliorant la performance, la productivité, l’efficacité du personnel et la qualité du service au client. Toutes ces améliorations découlent directement de l’amélioration des processus.
L’objectif du BPM est d’apporter une visibilité totale sur l’activité et les échanges au sein de l’entreprise. Il consiste à diminuer les erreurs humaines et les problèmes de communication au sein de ces processus, ainsi qu’à permettre aux différents intervenants de se concentrer sur leurs tâches à fortes valeurs ajoutées.
Le but ? Analyser et adapter régulièrement ses processus, workflows et procédures en fonction des contraintes identifiées pour développer sa performance ou sa qualité de service.
Les bénéfices engendrés par le BPM sont multiples et dépendent de la nature des processus modélisés.
- Visibilité : un processus bien décrit favorise la compréhension de ses enjeux par les utilisateurs afin d’y contribuer plus efficacement.
- Rentabilité : le BPM permet de réduire les délais de réalisation, d’accélérer les prises de décision, d’optimiser les coûts et donc de maximiser l’efficacité et les résultats de l’entreprise.
- Performance : L’économie actuelle vise à faire toujours plus avec moins de ressources. Les principes du BPM favorisent l’amélioration de la productivité.
- Traçabilité : le suivi d’avancement (qui ? quoi ? quand ? comment ? pourquoi ? …) est facilité par la mise en place d’indicateurs de suivi et permet de remonter immédiatement toutes problématiques identifiées.
- Agilité : l’identification et la correction des dysfonctionnements rencontrés sont des enjeux majeurs du BPM. La capacité à adapter en temps réel les processus modélisés selon les contraintes et les exceptions identifiées génère une agilité nouvelle.
Qu’est-ce que BPMS ?
BPMS pour « Business Process Management Suites ». Cela correspond à une suite logicielle destinée à faciliter la démarche BPM en entreprise et surtout à automatiser au maximum les processus définis. On parle plus simplement d’un logiciel BPM.
C’est quoi, un logiciel BPM ?
Un logiciel BPM est un outil qui aide les entreprises à modéliser leurs processus, à les améliorer, puis à les mettre en œuvre.
Une solution BPM est utilisée concrètement pour…
- la modélisation des processus de l’entreprise ;
- l’identification des axes d’amélioration de ces processus ;
- la visualisation des effets générés par les modifications apportées aux processus, et de leur impact sur l’entreprise dans sa globalité ;
- l’automatisation des tâches qui, au sein d’un processus, peuvent se passer d’une intervention humaine (afin d’améliorer la productivité et de libérer les équipes des tâches redondantes à faible valeur ajoutée) ;
- le suivi des processus dans une démarche d’amélioration continue, grâce à des indicateurs de performance choisis avec pertinence.
Ainsi, une solution BPM permet de définir les processus et de les représenter graphiquement (formalisation des processus). Il contribue ainsi à les déployer et à les exécuter automatiquement, tout en étant intégré et connecté aux logiciels et aux systèmes existants (exécution des processus).
De plus, un logiciel de BPM fournit aussi une interface permettant de suivre, de contrôler et d’analyser en temps réel les processus intégrés pour améliorer leurs résultats (pilotage et optimisation des processus).
Les composants d’un logiciel BPM
Une solution BPM comprend généralement plusieurs composants :
- Un outil de modélisation de processus permettant de représenter graphiquement les processus métiers de l’entreprise ;
- Un moteur d’exécution (moteur de workflow) chargé de donner vie au processus et d’automatiser leur déroulement selon les conditions définies ;
- Une interface permettant aux acteurs d’un processus d’être alerté et d’effectuer les tâches leur incombant, généralement à l’aide de formulaires informatiques à compléter ;
- Une interface de suivi en temps réel permettant de gérer et piloter les processus au fur et à mesure qu’ils avancent ;
- Une interface pour adapter et faire évoluer ses processus.
Des composants additionnels peuvent être proposés :
- Des outils facilitant l’intégration, c’est-à-dire des interfaces (API) et des connecteurs permettant d’intégrer la solution BPM au système d’information existant (ERP et BPM, CRM, PLM, etc…) ;
- Une interface de simulation permettant de simuler et d’optimiser les processus avant même leur déploiement ;
- Des outils de pilotage et de reporting personnalisables pour concevoir des tableaux de bord composés d’indicateurs précis (KPI) permettant de prendre rapidement les bonnes décisions. On parle ainsi de BAM (Business Activity Monitoring).
Solution BPM Outscale : Quels sont ses avantages ? ?
Notre solution BPM disponible en ligne (BPM SaaS 100% web) destinée aux responsables métiers désireux de mieux maîtriser leurs processus, et ce en totale autonomie. Basée sur trois principes facilitant la prise d’autonomie, la plateforme a été orientée vers : la simplicité d’utilisation, la rapidité de mise en place et l’agilité des processus (capacité à faire évoluer rapidement les processus définis).
Comprenant tous les composants standards d’une solution BPM vous pourrez : gérer en toute simplicité tous vos processus d’entreprise, modéliser graphiquement vos processus métier, piloter en temps réel vos échanges et suivre la performance globale de votre entreprise grâce à des indicateurs de performance définis.
Vous pouvez aussi améliorer, simplifier et optimiser vos processus en quelques clics, en adaptant le processus sans aucune discontinuité de service et de façon agile.
