Un recrutement est toujours positif pour l’entreprise. Mais comment bien préparer l’intégration d’un nouveau collaborateur ? Petite ou grande entreprise, nous sommes tous confronté à cette problématique. Comment automatiser les bonnes pratiques ?
Intégration d’un collaborateur : une étape importante
Pour toutes les entreprises, l’arrivée et l’intégration d’un collaborateur est toujours une étape importante et implique un grand investissement. Il commence dès la phase de recrutement afin de trouver le profil idéal et se poursuit tout au long de la phase d’intégration.
« Pierre vient d’arriver dans une société d’agroalimentaire, filiale d’un grand groupe français. Il intègre une équipe R&D sur un site de production qui emploie une centaine de collaborateurs. Mais dès le premier jour, Pierre a un mauvais ressenti.»
Mais pour beaucoup de collaborateurs récemment arrivés, « l’onboarding » est souvent bâclé. Une étude de l’Observatoire SIRH indique que 20% des nouveaux arrivants dans une entreprise ont envie de la quitter dès le premier jour.
La faute revient, généralement, à un manque d’organisation et à des responsabilités mal définies en interne : un bureau est-il disponible ? A-t-on configuré son ordinateur ? Qui s’occupe de présenter le nouvel arrivant aux différentes équipes ?
« Après quelques jours dans l’entreprise et malgré la mise à disposition d’un (ancien) livret d’accueil, Pierre n’a pas réussi à identifier les rôles de chacun. Le service RH lui demande aussi de fournir et de compléter rapidement les documents administratifs manquants afin qu’il puisse bénéficier de la mutuelle d’entreprise. »
La bonne intégration d’un collaborateur passe par la réussite d’une série d’étapes s’étalant dans la durée. Les bénéfices d’une intégration réussie sont multiples pour l’entreprise.
Il faudra cependant plusieurs semaines pour arriver à transmettre la culture d’entreprise, les procédures internes et les différentes « strates » qui structurent la société.
En effet renvoyer dès le premier jour une bonne image de l’entreprise, avec un bon accueil, permet de montrer l’intérêt que l’on porte au collaborateur et d’améliorer son bien-être. Une bonne intégration est une source de motivation pour le salarié et permet de le fidéliser mais aussi de faire en sorte qu’il s’adapte vite afin d’être rapidement opérationnel.
Une intégration ratée, quant à elle, se répercute sur l’ambiance quotidienne au sein des équipes et une embauche qui devait être bénéfique devient contre-productive.
Une préparation facilitée : le processus d’intégration
« La mauvaise intégration de Pierre a permis à la société de se remettre en question et de revoir ses méthodes. Elle a décidé de s’appuyer sur l’approche processus afin de définir et de représenter son processus idéal d’intégration. Pour garantir le respect du processus et pour simplifier son fonctionnement au quotidien, l’entreprise a mis en place une solution BPM de gestion de processus. »
La mise en place d’une solution BPM (Business Process Management) permet de représenter graphiquement les étapes du processus d’intégration, de définir qui fait quoi et quelles sont les informations à transmettre pour chaque étape afin de les réaliser. Le processus modélisé peut alors s’exécuter automatiquement. A la manière d’une « ToDoList », les différents acteurs sont alors informés de l’arrivée des tâches à réaliser et peuvent les finaliser simplement. Les étapes du processus s’enchainent alors automatiquement en suivant l’ordre du processus initialement modélisé.
Ce nouveau fonctionnement permet de structurer et d’organiser clairement l’intégration du collaborateur mais aussi de ne plus perdre de temps dans la préparation et la réalisation des différentes étapes. Un première étape vers la modernisation des processus RH.
L’arrivée d’un nouveau collaborateur est aussi une source d’échanges importants entre services de la société : service RH, service informatique, service technique, comptabilité… De plus, en fonction de la nature des recrutements, le processus et les échanges peuvent différer. Le processus adapte alors son fonctionnement à la situation, car un développeur informatique n’aura pas les mêmes besoins à son arrivée qu’un technicien ou qu’un commercial.
« Pour l’arrivée de Pierre, le service RH aura désormais un simple formulaire à remplir. Automatiquement et avec les informations enregistrées dans ce formulaire en ligne, les documents administratifs sont pré-complétés et un email personnalisé est aussi envoyé automatiquement à tous les collaborateurs pour les informer de l’arrivée prochaine de leur futur collègue. »
Ce processus transmet automatiquement les bonnes informations aux services concernés à l’aide d’un formulaire unique, complété lors du lancement du processus. Ces données initiales peuvent être complétées ou modifiées à chaque étape, au fur et à mesure que le processus avance.
Ce fonctionnement permet d’éviter les doubles saisies, les lourdeurs administratives et les oublis.
Par exemple :
- Le service informatique se charge de créer des accès informatique (un login et mot de passe) pour les différents systèmes d’information utilisés par l’entreprise.
- Le manager prépare l’accueil du nouvel arrivant en fonction des données reçues (affectation du nouvel arrivant, ses compétences, son temps de travail, son équipe, etc…)
L’automatisation des échanges à travers la solution de gestion de processus facilite ainsi les étapes de préparation en transmettant les bonnes informations au bon moment pour chaque collaborateur. Il n’est jamais simple pour un nouvel arrivant de se retrouver dans un nouvel environnement, il est donc important de faire en sorte qu’il se sente accompagné et qu’il ait connaissance de ses missions initiales.
Découvrez tous les bénéfices liés à la mise en place d’un processus d’intégration automatisé et l’ensemble de ses étapes détaillées en téléchargeant l’étude de cas complète.
L’humain au cœur du processus
En s’adaptant au fonctionnement réel, ou souhaité, de l’entreprise, le processus d’intégration permet d’organiser, de structurer et de simplifier le parcours d’intégration du nouveau collaborateur. L’objectif est de replacer les relations humaines au cœur de cet événement et de faire en sorte que le côté « matériel » ne soit pas source de conflits.
Pour s’assurer, dès le premier jour, du bien-être du nouveau collaborateur, il est important de planifier et préparer à l’avance toutes les étapes et tâches nécessaires durant son intégration.
