Pourquoi choisir une seule technologie pour votre gestion des contrats alors que vous pourriez en allier plusieurs facilement ?
La signature électronique fait partie de ces petites innovations qui ont grandement facilité le quotidien de beaucoup d’entre nous : contrat téléphonique, abonnement, résiliation…. Plus besoin de signer, scanner, transférer, etc. Un petit bout du processus de contractualisation a été solutionné grâce à la signature électronique. Mais quid des autres étapes ? De la récupération des données clients ? De la mise à jour du CRM ? De la circulation de l’information au sein de l’entreprise ?
C’est ici qu’interviennent les solutions de gestion de processus. En combinant ces 2 technologies, vous obtenez un parcours client complètement digital et léger à gérer pour les équipes !
Cas d’usage : circuit de contractualisation
Pour illustrer les nombreux bénéfices autour de l’alliance de l’automatisation des processus et de la signature électronique, nous allons étudier le cas d’un processus RH : la gestion d’un contrat de travail.
Sans rien connaître des technologies d’automatisation, logiciel BPM, imaginez ce processus avec toutes les étapes manuelles que celui-ci peut impliquer :
La première étape qui consiste à saisir des informations comprend à elle seule plusieurs contraintes :
- Qui saisit ces informations ?
- Qui vérifie les informations ?
- Comment sont-elles transmises à la partie informatique ?
- Comment transformer ces données pour en faire un document PDF ?
- Qui assure le suivi du dossier ?
Bref, ce n’est qu’une partie des premières questions à se poser. Outre les spécificités qui régissent chaque service RH, ici nous allons plutôt nous intéresser à la dématérialisation du contrat et à la navigation du contrat entre les différents acteurs.
Du papier à la donnée
La dématérialisation des processus papiers a longtemps empêché certains DSI de fermer l’œil la nuit. Désormais, avec les nouveaux acteurs du cloud, il existe de nombreuses technologies rapides et faciles à implémenter pour opérer ce type de changement.
Brisons d’abord quelques idées reçues. Beaucoup pensent que la dématérialisation consiste à prendre l’ancienne fiche papier utilisée dans le service et à la numériser pour en faire un document hébergé dans le cloud. C’est toujours une première étape de franchi me direz-vous… Mais pourquoi ne pas aller plus loin ?
Par exemple, lorsque l’on aborde la problématique du papier, l’objectif de base est de reprendre les informations indispensables complétées habituellement et qui seront utiles tout au long des étapes. Une fois cette liste obtenue en partenariat avec les équipes, nous concevons un premier formulaire en ligne qui remplacera cette fameuse fiche. En parallèle, des ateliers de co-construction sont menés avec le service concerné pour établir les étapes du processus et définir les infos utiles pour la réalisation de chaque étape. Ensuite, nos consultants proposent des automatisations sur certaines de ces étapes ne nécessitant pas d’intelligence humaine (envoi de mail type, conversion de document, complétion de tableau Excel…).
À noter que grâce au workflow automatisé, vous respectez naturellement les délais légaux liés à la mise à disposition du contrat auprès du nouveau salarié.
Le workflow en image
Dans cette vidéo, Paul a pu lui-même saisir toutes ses données personnelles. Elles seront ensuite automatiquement intégrées dans le modèle de contrat défini en amont. Le service RH a sécurisé à la fois la saisie, la vérification et les étapes de validation en combinant un service de signature électronique qui permet à tous les protagonistes de signer simultanément ou à la suite, le nouveau contrat de travail.
Avant la gestion d’un nouveau contrat de travail pouvait prendre jusqu’à 3 semaines selon les services. Aujourd’hui, le nouveau contrat peut être mis à disposition en moins de 5 jours (même si Étienne est parti en congés).
2 applications c’est 2 fois plus cher ?
Jusqu’ici 2 + 2 = 4 en effet, mais soyons clairs, l’amélioration de votre système d’information ne repose pas uniquement sur le budget qui vous a été attribué. Cependant, il semblerait que l’optimisation de vos méthodes de travail entraîne naturellement un gain financier non négligeable.
Avez-vous observé combien d’étapes manuelles étaient nécessaires lorsque votre service RH a besoin de faire valider un contrat de travail ?
En remplaçant les étapes manuelles sans intelligence par des automatisations pertinentes, d’une part vos collaborateurs vous remercieront de leur simplifier la vie, et de l’autre, vous allez supprimer les processus papiers et les lourdeurs administratives qui misent bout à bout, font perdre du temps et donc de l’argent à votre entreprise.
En conséquence de quoi, vous avez deux technologies efficientes moins chères que des opérations manuelles qui simplifient le quotidien de vos équipes !
À propos de Yousign
Fondée en 2013 par Luc Pallavidino et Antoine Louiset, Yousign est basée à Caen et à Paris. La solution de signature électronique Yousign aide à connecter des entreprises et leurs clients, partenaires et employés pour dynamiser leur business. Yousign permet à des milliers d’entreprises en Europe comme Cisco, Allianz ou encore Fiat Chrysler Automobile de faire valider et signer leurs accords en toute simplicité.
